Mitä pikkujoulujen järjestämisessä kannattaa ottaa huomioon?
Pikkujoulujen järjestämisessä kannattaa ottaa huomioon erityisesti ajankohta, budjetti, tila, ohjelma ja ruokatarjoilut. Onnistuneet pikkujoulut syntyvät hyvästä suunnittelusta ja selkeistä valinnoista, jotka sopivat juuri teidän porukallenne. Alla käymme läpi tärkeimmät kysymykset, joihin vastaamalla pikkujoulutapahtumanne onnistuu varmasti.
Milloin pikkujoulut kannattaa varata ja suunnitella?
Pikkujoulut kannattaa varata ja suunnitella hyvissä ajoin, mieluiten jo elokuussa tai syyskuussa. Suosituimmat pikkujoulupaikat ja -ajankohdat täyttyvät nopeasti, sillä loka-marraskuusta joulukuun alkuun on kiireisintä sesonkia. Mitä suurempi ryhmä, sitä aiemmin varaus kannattaa tehdä.
Käytännössä kannattaa edetä näin:
- Elokuu: Päätä ajankohta ja alustava osallistujamäärä
- Syyskuu: Varaa tila ja vahvista budjetti
- Lokakuu: Suunnittele ohjelma, lähetä kutsut ja vahvista cateringin yksityiskohdat
- Marraskuu: Varmista osallistujamäärä ja viimeistele käytännön järjestelyt
Viime hetken varauksia tehdään toki jatkuvasti, mutta silloin vaihtoehdot ovat rajallisemmat ja halutuimmat ajankohdat ovat usein jo varattuja. Erityisesti perjantai-illat marraskuun lopussa ja joulukuun alussa menevät ensimmäisenä. Jos ryhmänne on pieni ja joustava, varaus onnistuu myös lyhyemmällä varoitusajalla, mutta riski paikan tai ajankohdan puuttumisesta kasvaa.
Kuinka paljon pikkujoulujen järjestäminen maksaa?
Pikkujoulujen järjestämisen hinta vaihtelee merkittävästi ryhmän koon, tilan, ohjelman ja cateringin mukaan. Suuntaa antavasti yrityksen pikkujoulut maksavat henkilöä kohden noin 50-150 euroa, mutta vaativammissa tilaisuuksissa kustannukset voivat nousta selvästi korkeammiksikin. Budjetti kannattaa jakaa selkeisiin osa-alueisiin.
Tilan vuokra
Tilan hinta riippuu sijainnista, koosta ja varustelutasosta. Pienemmissä tiloissa vuokra voi olla muutamia satoja euroja, kun taas isommat tapahtumatilat voivat maksaa useamman tuhannen. Kannattaa selvittää, sisältyykö vuokraan AV-laitteet, kalusteet ja henkilökunnan tuki, sillä nämä vaikuttavat kokonaishintaan merkittävästi.
Ruoka ja juoma
Catering on usein suurin yksittäinen kuluerä. Yksinkertainen buffet maksaa selvästi vähemmän kuin istuva illallinen tarjoiluineen. Alkoholitarjoilu nostaa kustannuksia, mutta se on monille pikkujouluille olennainen osa tunnelmaa. Pyydä tarjoukset etukäteen ja vertaile eri vaihtoehtoja.
Ohjelma ja esiintyjät
Ohjelmakulut vaihtelevat nollasta tuhansiin euroihin. Henkilökunnan omat ohjelmanumerot tai tietokilpailu ovat edullisia vaihtoehtoja, kun taas live-bändi tai tunnettu esiintyjä nostaa budjettia huomattavasti. Tasapainota ohjelmaan käytettävä summa suhteessa siihen, kuinka tärkeä rooli sillä on illan tunnelmassa.
Mikä on sopiva ohjelma pikkujouluihin?
Sopiva ohjelma pikkujouluihin on sellainen, joka sopii juuri teidän porukkanne tyyliin ja tunnelmatavoitteeseen. Paras ohjelma yhdistää yhteistä tekemistä, rentoa seurustelua ja mahdollisesti pienen yllätyksen, joka jää mieleen. Ohjelman ei tarvitse olla monimutkainen, vaan toimiva ja porukalle sopiva.
Suosittuja pikkujouluohjelman elementtejä ovat:
- Tietokilpailu tai joukkuepeli ryhmähengen nostattamiseen
- Live-musiikki tai DJ tunnelman luomiseen ja tanssilattialle houkuttelemiseen
- Stand up -koomikko tai juontaja pitämässä illan kasassa
- Teemailta pukuineen tai erityisine somisteineen
- Aktiviteetti ennen illallista, kuten pakohuone tai kokkausworkshop
Ohjelman pituus kannattaa pitää kohtuullisena. Kaksi tai kolme tuntia ohjelmaa illallisen ohessa riittää useimmille, ja loppuillalle voi jättää vapaata seurustelua. Liian täyteen ahdettu ohjelma väsyttää, kun taas sopivasti jäsennelty ilta pitää energian yllä loppuun asti. Me Tullisalissa autamme mielellään sopivien esiintyjien löytämisessä, juontajista bändeihin saakka.
Miten valita oikea tila pikkujouluille?
Oikea pikkujoulupaikka valitaan osallistujamäärän, sijainnin, tunnelman ja tarvittavien palveluiden perusteella. Tilan tulee olla riittävän suuri, mutta ei liian suuri, sillä liian iso tila tekee tunnelmasta kolkon. Hyvä tila on myös helposti saavutettavissa ja tarjoaa tarvittavan tekniikan sekä palvelut saman katon alta.
Kiinnitä tilan valinnassa huomiota erityisesti näihin asioihin:
- Kapasiteetti: Tila sopii juuri teidän ryhmänne kokoon, ei liian iso eikä liian pieni
- Sijainti ja saavutettavuus: Lähellä julkista liikennettä tai parkkitilaa
- Tekniikka: AV-laitteet, äänentoisto ja valaistus kunnossa
- Muunneltavuus: Tila voidaan somistaa ja järjestellä tilaisuuden mukaan
- Palvelut: Catering, henkilökunta ja koordinointi saatavilla
Tullisali soveltuu erinomaisesti erikokoisten ryhmien pikkujouluihin, sillä noin 1 000 neliömetrin tapahtumatila on helposti muokattavissa asiakasmäärän mukaisesti. Istuva illallinen onnistuu noin 400 hengelle, ja tila skaalautuu pienemmillekin ryhmille luontevasti. Ammattitaitoinen henkilökuntamme huolehtii kaikista käytännön yksityiskohdista, jotta teidän ei tarvitse stressata järjestelyistä. Järjestä tilaisuus Tullisalissa ja jätä käytännön asiat meille.
Mitä catering-ratkaisuja pikkujouluihin on tarjolla?
Pikkujouluihin sopii monenlainen catering, yksinkertaisesta cocktail-tarjoilusta monilajiseen illalliseen. Yleisimmät vaihtoehdot ovat buffet, istuva illallinen ja cocktailtilaisuus. Valinta riippuu budjetista, tunnelmatavoitteesta ja siitä, halutaanko ruokailun olevan tapahtuman pääkohokohta vai enemmänkin taustatekijä.
Buffet
Buffet on suosittu valinta pikkujouluihin, koska se on joustava, sosiaalinen ja sopii useimmille makumieltymyksille. Vieraat voivat liikkua vapaasti ja ruokailu ei sido koko seuruetta samaan aikaan pöytään. Buffet on myös kustannustehokas vaihtoehto suuremmille ryhmille.
Istuva illallinen
Istuva illallinen luo arvokkaamman ja juhlavamman tunnelman. Se sopii erityisesti silloin, kun pikkujoulut halutaan järjestää tyylikkäästi ja ruokailulla on keskeinen rooli illassa. Tarjoilijat palvelevat pöydissä, mikä lisää juhlallisuuden tuntua.
Alkoholitarjoilu on monille pikkujouluille tärkeä osa illan tunnelmaa. Me Tullisalissa vastaamme alkoholitarjoilusta oman anniskelulupamme puitteissa, joten teidän ei tarvitse huolehtia siitä erikseen. Räätälöidyt tarjoilut suunnitellaan aina yhdessä asiakkaan kanssa, jotta kokonaisuus sopii juuri teidän tilaisuutenne tyyliin ja budjettiin. Lisätietoja saat ottamalla yhteyttä Tullisalin henkilökuntaan.