Miten valita oikeankokoinen tila yritystilaisuudelle?
Oikean kokoisen tilan valinta yritystilaisuudelle riippuu osallistujamäärästä, tilaisuuden luonteesta ja käytettävistä järjestelyistä. Kokousten järjestäminen vaatii noin 1–2 neliömetriä henkilöä kohden, kun taas verkostoitumistapahtumat tarvitsevat 3–4 neliömetriä. Tilan muunneltavuus on avainasemassa, kun järjestetään erilaisia yritystilaisuuksia Oulussa tai muualla Suomessa. Tullisalin noin 1 000 neliömetrin tapahtumatila muuntautuu aina konserteista yritysjuhliin, näyttelyistä messuihin, kokouksista seminaareihin, sekä erilaisiin yritys- ja yksityistilaisuuksiin.
Miksi tilan koko on kriittinen tekijä yritystilaisuuden onnistumiselle?
Tilan koko vaikuttaa suoraan osallistujien kokemukseen, vuorovaikutukseen ja tilaisuuden onnistumiseen. Liian pieni tila aiheuttaa ahtautta, heikentää ilmanlaatua ja vaikeuttaa liikkumista. Osallistujat voivat tuntea olonsa epämukavaksi, mikä häiritsee keskittymistä ja vähentää sitoutumista tilaisuuteen.
Liian suuri tila puolestaan luo kylmän ja etäisen ilmapiirin. Puhuja voi vaikuttaa etäiseltä, ja osallistujat saattavat hajautua laajaan tilaan. Verkostoituminen vaikeutuu, kun ihmiset sijoittuvat liian kauas toisistaan.
Oikeankokoinen tila tukee tilaisuuden tavoitteita. Se mahdollistaa luontevan vuorovaikutuksen, pitää osallistujat mukana ja luo sopivan ilmapiirin. Hyvin valittu tila parantaa akustiikkaa, helpottaa AV-laitteiden käyttöä ja tekee tilaisuudesta mieleenpainuvan kokemuksen. Elegantti ympäristö ja monipuoliset palvelut luovat täydellisen pohjan luoville ja menestyksekkäille kohtaamisille.
Kuinka monta henkilöä mahtuu erilaisiin tilaisuustyyppeihin?
Eri tilaisuustyypit vaativat erilaisia tilasuosituksia henkilöä kohden. Kokoukset ja seminaarit toimivat parhaiten 1–2 neliömetrillä henkilöä kohden, kun osallistujat istuvat pöytien ääressä tai riveissä. Tämä mahdollistaa muistiinpanojen tekemisen ja materiaalien käytön.
Cocktail-tilaisuudet ja verkostoitumistapahtumat tarvitsevat 3–4 neliömetriä henkilöä kohden. Osallistujat liikkuvat tilassa vapaasti, keskustelevat pienissä ryhmissä ja tarvitsevat tilaa tarjoiluille. Tullisalissa yleisömäärä voi olla maksimissaan 1600 henkilöä seisomatapahtumassa.
Istumajuhlat vaativat 2–3 neliömetriä henkilöä kohden pöytäjärjestelyistä riippuen. Pyöreät pöydät vievät enemmän tilaa kuin pitkät pöydät, mutta mahdollistavat paremman vuorovaikutuksen. Tullisalissa istuva illallinen onnistuu noin 400 henkilölle.
Konserttitilaisuudet toimivat 1,5–2 neliömetrillä henkilöä kohden. Tullisalissa konsertti istumapaikoilla onnistuu noin 500 henkilölle. Tärkeää on varmistaa, että kaikilla on esteetön näköyhteys esiintymislavalle ja mahdollisiin näyttöihin.
Mitä muita tekijöitä kuin osallistujamäärää tulee huomioida tilaa valitessa?
Osallistujamäärän lisäksi teknisten laitteiden tilantarve vaikuttaa merkittävästi tilan valintaan. Tullisalissa käytössäsi on ensiluokkainen tapahtumatekniikka: talon ääni-, valo- ja videotekniikka. Tullisalissa käytössäsi on 11 x 6 metrin esiintymislava sekä talon kalusteet. Myös catering-alueet, tarjoilupöydät ja säilytystilat vaikuttavat tilan tarpeeseen.
Esteettömyys on lakisääteinen vaatimus monissa tiloissa. Pyörätuolipaikat, esteettömät kulkureitit ja wc-tilat vaikuttavat tilan käytettävissä olevaan alaan.
Sijainti ja pysäköintimahdollisuudet vaikuttavat osallistujien saapumiseen. Keskusta-alueen tilat, kuten yritystilaisuuksille Oulussa varatut tilat, tarjoavat hyvät julkiset kulkuyhteydet mutta rajalliset pysäköintipaikat.
Ilmastointi ja lämpötila ovat kriittisiä tekijöitä. Täysi tila lämpenee nopeasti, joten ilmanvaihdon tulee olla riittävä. Myös melutaso ympäristöstä ja tilan akustiikka vaikuttavat käytettävyyteen. Tullisalista löytyvät mahdollisuudet videostriimien toteuttamiselle.
Miten varmistaa, että valittu tila sopii tilaisuuden luonteeseen?
Tilan soveltuvuus tilaisuuden luonteeseen määräytyy tavoitteiden ja ilmapiirin mukaan. Muodolliset kokoukset vaativat rauhallisen, ammattimaisen ympäristön hyvällä akustiikalla. Rennommat tilaisuudet hyötyvät joustavammista tiloista, joissa voi liikkua vapaasti ja jotka on helposti muunneltavissa kaluste- ja somisteratkaisuilla.
Ryhmätyöskentely vaatii tilaa, jossa osallistujat voivat muodostaa pieniä ryhmiä ja siirtyä niiden välillä. Tullisalissa tilan koko on räätälöitävissä asiakasmäärän mukaiseksi. Esitystilaisuudet puolestaan hyötyvät teatterimaisesta asettelusta, jossa kaikki katsovat samaan suuntaan ja käytössä on valmis esitystekniikka ja iso lava.
Verkostoitumistapahtumat toimivat parhaiten tiloissa, joissa on erilaisia alueita: hiljaisia keskustelunurkkauksia ja vilkkaampaa minglausaluetta. Tullisalista löytyy laaja valikoima tapahtumakalustoa, joka mahdollistaa monipuolisten elämysten toteuttamisen. Tilan muunneltavuus mahdollistaa sopeutumisen ohjelman vaihteluihin aina aamukahveista buffet-illallisiin.
Ennen lopullista päätöstä kannattaa tehdä tilavierailu ja testata tilan toimivuutta. Kokeile äänentoistoa, tarkista näkyvyys eri paikoista ja varmista, että tila tukee suunniteltua ohjelmaa. Tullisalissa ammattitaitoiset tuottajat ja teknikot ovat käytettävissä suunnittelusta aina tapahtuman päättymiseen saakka. Hyvä tilavuokrauspalvelu ottaa huomioon kaikki nämä tekijät ja tarjoaa joustavuutta muutoksiin.
Onnistunut yritystilaisuus syntyy oikean tilan, huolellisen suunnittelun ja ammattitaitoisen toteutuksen yhdistelmästä. Kun tila tukee tilaisuuden tavoitteita, osallistujat voivat keskittyä olennaiseen ja saada parhaan mahdollisen kokemuksen tilaisuudesta, olipa kyseessä yksityistilaisuus tai seminaari. Järjestä tilaisuus ammattitaitoisesti ja varmista onnistunut lopputulos.